Linee guida per il trattamento di dati personali da parte dei CT e dei periti - Alcune considerazioni, quarto di quattro

Come si deve affrontare un incarico considerando le Linee Guida del Garante per la Protezione dei dati Personali? In maniera non molto diversa da quanto fatto finora, per chi faceva le cose come dovevano essere fatte, si dovrebbe rispondere.
Incarico in forma scritta, sia che provenga da un Giudice o da un Magistrato, che da una delle parti. In tutti i casi sarebbe opportuno, a mio parere, richiedere una autorizzazione esplicita alla conservazione di una copia della perizia/consulenza/traduzione sino al completamento di tutti i gradi di giudizio, compreso un eventuale passaggio penale-civile o viceversa. Nel caso di un incarico di parte, va fatta sempre sottoscrivere anche la rituale dichiarazione sulla privacy.
Il materiale ricevuto, in particolare i documenti, va accuratamente descritto, indicando sempre se si tratti di copie o di originali; se materiale viene acquisito successivamente all'incarico, deve tutto constare, nel dettaglio, nei verbali di operazioni peritali.
Nel caso ci si debba avvalere di collaboratori, anche amministrativi, la parte deve essere informata di chi e cosa metterà mani (pulite), occhi e strumenti adeguati sul fascicolo o su parti di esso.
Nella richiesta di autorizzazione ad avvalersi di collaboratori, indirizzata al Giudice o al Magistrato, dovrebbe essere esplicitamente previsto questo aspetto; non ritengo che sia sufficiente, dopo le Linee Guida, il solo implicito riferimento alle norme di Legge (che qualcuno pare non conoscere, visto che di documenti smarriti, danneggiati o trattenuti oltre ogni limite di decenza ne avrei da raccontare per un anno).
Nell'attività in studio, deve essere particolarmente curata la gestione della catena di custodia (si veda uno dei post successivi, che a sua volta rimanda ad un mio articolo su www.trojani.it). Si deve cioè sempre sapere, chi, quando e perché ha messo le mani sul fascicolo o su parte di esso, e che questo chi sia edotto degli obblighi di Legge sul segreto d'indagine e sulla protezione dei dati personali.
I mezzi di conservazione e di protezione del fascicolo, sia esso in forma cartacea (il faldone mitico) o elettronica (i documenti in forma digitale conservati nei propri archivi elettronici) devono essere elencati e brevemente descritti nella dichiarazione sulla privacy fatta sottoscrivere alla parte ovvero, sempre a mio parere, elencati nei verbali delle operazioni peritali integranti la relazione di perizia.
Completata la parte dell'incarico costituente la redazione della relazione di consulenza o di perizia, il materiale deve essere immediatamente riconsegnato al Giudice, al Magistrato o alla parte, salvo diverse necessità che devono però essere esplicitate per iscritto, senza deroga alcuna.
Le necessità dell'incarico includono anche ed incontestabilmente la parte dibattimentale, anche se le Linee Guida lasciano qualche incertezza in merito, giacché prima riconoscono tale necessità e successivamente fanno l'esempio dei chiarimenti o dei supplementi, per i quali il perito deve nuovamente acquisire la documentazione agli atti. La dichiarazione aggiuntiva preliminare dovrebbe esplicitamente chiarire questo problema, salvo opposizione (ostruzionistica, chiaramente) di una delle parti.
Su tutti i documenti conservati o ritrasmessi in copia dovrebbe essere applicata appena cessate le esigenze d'indagine, la anonimizzazione (bellissimo neologismo) dei dati non necessari all'oggetto dell'indagine stessa. Per i terzi estranei l'esigenza non esiste, e vanno immediatamente resi illeggibili; al termine dell'indagine andrebbero anonimizzati tutti i dati non necessari al'indagine, e questo anche nella relazione di consulenza consegnata al Giudice, al Magistrato o alla parte.
La gestione pratica può essere fatta utilizzando, per esempio, i moduli di incarico e gestione del fascicolo disponibili sul mio sito www.trojani.it (in pdf sotto licenza Creative Commons).

In conclusione, ritengo che vada ancora una volta evidenziata la importanza dell'obbligo di una corretta rappresentazione dell'identità della persona, anche se limitata alla identità grafica, clinica, finanziaria, secondo l'aspetto peritale coinvolto.

Collegamenti ai precedenti post: il primo, il secondo, il terzo e questo, il quarto.